Die Sicherung einer breiten Berichterstattung in der Presse geschieht nicht von heute auf morgen. Der Gewinn von Publicity erfordert Planung, konsequente Öffentlichkeitsarbeit, Nachbereitung und Engagement. Bevor Sie jedoch mit der Pressearbeit beginnen, ist ein ausgezeichneter Ausgangspunkt für Ihre Medienbeziehungsstrategie das Erstellen guter Unterlagen und Pressemitteilungen über das Unternehmen in Form einer elektronischen Pressemappe.
Was ist ein EPM oder Presskit
Eine effektive EPM (elektronische Pressemappe) oder auch Presskit genannt, ist, wie der gedruckter Vorgänger, so konzipiert, dass es den Medien hilft, Geschichten über Ihr Unternehmen, Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu entwickeln.
Ihre Pressemappe sollte alle Inhalte enthalten, die ein Redakteure, Journalisten, Reporter, Produzent oder Blogger benötige, um Ihre Markengeschichte in seinem Verbreitungsgebiet zu erzählen.
Der Inhalt hängt davon ab, in welcher Branche Sie tätig sind, wie groß Ihr Unternehmen ist und welche Art von Medien Sie für Ihre Berichterstattung ins Auge gefasst haben.
Ihre digitale Pressemappe kann in einer Vielzahl zulässiger Formate erstellt werden - von einer PowerPoint-Präsentation bis hin zu einer PDF-Datei. Am besten ist jedoch eine spezielle Presserubrik auf der Unternehmenswebsite, da sie eine zentrale Anlaufstelle für alle Ihre Unternehmensinformationen bietet.
Für welches Format Sie sich auch entscheiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Pressemappe im Einklang mit dem Erscheinungsbild Ihrer Marke gestaltet ist und dass sie leicht an die Medien weitergegeben werden kann. Wenn Sie ein Präsentation oder eine PDF-Datei erstellen, achten Sie auf die Dateigröße. Wenn Ihre Pressemappe große Bilder enthält, stellen Sie sicher, dass der Addresat eine Vorwarnung erhält.
Auch wenn der Inhalt variieren kann, gibt es eine Reihe grundlegender Informationen, die drinnen sein sollten.
1. Firmenhintergrund
Die Medien müssen wissen, wer Sie sind und was Sie tun. Dieser "Über uns"-Abschnitt sollte alle Grundlagen enthalten: wer, was, wo, wann, warum und wie.
Es ist wichtig, sich an die Eindeutigkeit Ihrer Botschaften zu erinnern und gleichzeitig den Hintergrund recht kurz zu halten. Dieser Teil richtet sich an die Medien, und ihre Zeit ist wertvoll; daher sollten Sie aussagekräftige Überschriften verwenden, um ihnen zu helfen, den Teil zu finden, der für ihre Zwecke am wichtigsten ist.
2. Management/Mitarbeiter Bios
Biographien sind besonders wichtig, wenn es ein Mitglied der Geschäftsleitung gibt, das für Interviews, Expertenkommentare und Reden geeignet ist.
Wenn Mitglieder der Geschäftsleitung in Artikeln zitiert wurden oder in Nachrichtensendungen erschienen sind, sollten Sie dies unbedingt im Dokument vermerken. Die Biographien sollten mehr darüber aussagen, wer sie in ihrer aktuellen Position sind und wie sie den Medien helfen können, als darüber, was sie in früheren Funktionen getan haben - es sei denn, sie waren zuvor in bekannten und bemerkenswerten Organisationen tätig.
3. Eine Auswahl wichtiger Pressemitteilungen
Wählen Sie die aktuellsten oder aufregendsten Pressemitteilungen für Ihre elektronische Pressemappe aus, aber achten Sie darauf, dass sie neueren Datums sind und nicht älter als sechs Monate. Diese können regelmäßig ausgetauscht werden, um sie auf dem neuesten Stand zu halten. Die Überschrift der Pressemitteilung sollte ihren Inhalt klar beschreiben, damit sie leicht zu finden ist, falls die Medien nach einer bestimmten Ankündigung suchen.
4. Produkte/Dienstleistungen Faktenblatt(e)
Umreißen Sie die wichtigsten Merkmale und Details in schnellen, einfachen Aufzählungszeichen. Hier sollten Sie Dinge wie Preisgestaltung, Bezugsquellen, Unterscheidungsmerkmale zur Konkurrenz usw. angeben.
Darüber hinaus ist es hilfreich, häufig gestellte Fragen (FAQ) einzufügen - insbesondere wenn die Branche, das Produkt oder die Dienstleistung technischer Natur ist oder sich ständig ändert. Die Aufnahme dieses Abschnitts in eine elektronische Pressemappe ist für den Reporter hilfreich und kann auch eine zusätzliche Idee anregen, an die der Autor vorher nicht gedacht hat.
5. Fallstudien
Fallstudien sind eine weitere gute Möglichkeit, den Medien die Wirksamkeit oder den Erfolg Ihres Produkts zu präsentieren. Wenn Sie dieses Dokument erstellen, betrachten Sie es als Kundenstimmen, die auf die nächste Stufe gebracht werden.
Denken Sie jedoch daran, dass eine elektronische Pressemappe für die Medien und nicht für Marketingzwecke bestimmt ist. Vergewissern Sie sich, dass alle Begleitmaterialien, einschließlich der Fallstudien, keine Werbebotschaften enthalten. Es ist üblich, dass die Medien diese Artikel in ihre Artikel aufnehmen, aber sie werden sie nicht verwenden, wenn zuviel PR oder Werbung drinnen ist.
6. Beachtenswerte Berichterstattung in der Presse
Das ist Ihre Chance zu prahlen! Die Presse erzeugt mehr Presse, weil sie den Journalisten zeigt, dass sich andere Stellen für Sie und Ihre Arbeit interessieren. Dadurch werden sie eher geneigt sein, Ihnen als Führungskraft in Ihrem Bereich zu vertrauen und Sie in die Geschichten einzubeziehen, an denen sie arbeiten.
Insbesondere Journalisten, die an Fernsehberichten arbeiten, werden eher auf den Vordenker Ihres Unternehmens zurückgreifen, wenn er oder sie in der Lage ist, Beispiele früherer Erfahrungen vor der Kamera zu zeigen. Machen Sie darauf aufmerksam; lassen Sie sie wissen, welche Beispiele Ihrer Vordenker visuell und welche geschrieben sind, denn sie werden nicht die Zeit haben, auf alle Links zu klicken.
7. Industriepreise und Auszeichnungen
Nochmals, rühren Sie selber die PR-Trommel
Alle Preise und Auszeichnungen unterstreichen Ihre Bedeutung in Ihrem Fachgebiet und positionieren Sie als Unternehmen, über das die Medien Bescheid wissen müssen. Dieser Abschnitt sollte auch auf dem neuesten Stand gehalten werden, wobei Auszeichnungen, die zu weit in der Vergangenheit liegen, weggelassen werden sollten, da sie die Aufmerksamkeit sonst ungewollt auf die Tatsache lenken könnten, dass Ihr Unternehmen in letzter Zeit nichts gewonnen hat.
8. Logos, Grafiken, Produktabbildungen und Portraitbilder
Dies hängt von Ihrer Branche ab, aber die in der Regel enthaltenen Grafikdateien enthalten hochauflösende Logos, Produktabbildungen und Portraitbildern von wichtigen Mitgliedern des Managements oder Pressesprechern berühmter Persönlichkeiten.
Schließen Sie alle digitalen Inhalte ein, die medienfähig sind, d.h. sie können sofort auf eine News-Website aufgenommen werden, um Ihre Geschichte zu erzählen. Vielleicht wissen Sie bereits, dass der Trend zur Vermarktung visueller Inhalte im Aufschwung ist, und die Verwendung interessanter Bilder ist für die PR ebenso wichtig. Dies ist ein Bereich, in den man investieren sollte.
Sie sollten die Fotografie konsequent aktualisieren, damit Sie regelmäßig etwas Neues anbieten können. Stellen Sie sicher, dass Sie die Rechte an jedem Bild haben, sowohl für die Weitergabe als auch für den Nachdruck, bevor Sie es in Ihre elektronische Pressemappe aufnehmen oder an die Medien weitergeben.
Schreiben sie unbedingt eine Bildunterschrift in die Pressemitteilung, die erklärt, wer dort zu sehen ist, mit vollem Namen und Funktion bzw. was die Protagonisten dort tun, welches Produkt zu sehen ist und wofür es gut ist. Schreiben Sie an dieser Stelle immer auch den Fotografen als Urheber dazu. Auch wenn Sie das Copyright erlangt haben, die Urheberrechte verbleiben beim Fotografen.
9. Kontaktinformationen
Geben Sie unbedingt klar an, wer der beste Ansprechpartner für Presse-Anfragen ist, und geben Sie alle Kontaktmöglichkeiten dieser Person an. Die Medien stehen oft unter Zeitdruck, wenn sie eine Story schreiben. Um also keine Gelegenheit zu verpassen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Kontaktperson jemand ist, der konsequent E-Mail und Mailbox abhört.
Denken Sie bei der Erstellung Ihrer elektronischen Pressemappe an Ihr Publikum. Treten Sie einen Schritt zurück und denken Sie darüber nach, was ein Reporter benötigen würde, um die Geschichte Ihres Unternehmens genau darzustellen. Denken Sie auch daran, die Dinge auf dem neuesten Stand zu halten, damit Sie Ihre elektronische Pressemappe sofort zur Verfügung stellen können. Schließlich wird eine gut gemachte elektronische Pressemappe den Journalisten zeigen, dass Sie ihre Bedürfnisse verstehen, was Ihnen letztendlich dabei helfen wird, stärkere Beziehungen zu der Presse aufzubauen, die Sie vorschlagen.
